電話のたびに、仕事を止めない。
予約の電話、台帳への転記、空き状況の確認。
Webで予約を受け付け、電話・メール予約も同じ台帳へ。別々の予約表を照合する手間を減らし、目の前の登山者を迎える時間をつくります。
山小屋の予約と、
当日の運営を、
ひとつの画面で。
泊まる人、食事の数、支払いの状況。受付も厨房も、同じ予約を見て動けます。Hutlifyは、少人数で回す山小屋のための予約・運営管理システムです。
無料デモを申し込む初期費用・月額固定費は0円。デモ後の見送りも問題ありません。
料金の仕組みを見る8月14日（木）の宿泊
サンプル
- 宿泊
- 24名
- 夕食
- 20食
- 朝食
- 18食
- 弁当
- 6個
要対応 1件 振込期限切れ（鈴木 様）
| 代表者 | 人数 | 食事 | 支払い |
|---|---|---|---|
| 山田 様 | 3名 | 夕食・朝食・弁当 | 一部支払い 残金 ¥27,000 は現地で |
| Smith 様 | 2名 | 夕食・朝食 | 支払済 |
| 佐藤 様 | 1名 | 夕食・朝食 | 支払済 |
| 鈴木 様 | 6名 | 夕食・朝食 | 未払い 振込期限 8/10 超過 |
忙しい一日の「またこの作業」を、減らす。
限られたスタッフと営業期間。日々の確認や転記を減らすことから、利益の残る運営を支えます。
予約金と請求を、仕組みにする。
直前のキャンセル、請求額の計算、支払いの確認。
予約金の事前決済と、ポリシーに沿ったキャンセル料の自動計算に対応。登録カードへの自動請求や支払い状況の確認で、個別対応の負担を抑えます。
何人分、何食分。転記せず把握。
食事数の数え直し、弁当の手配、緊急連絡先の確認。
夕食・朝食・弁当の数を予約と一緒に管理。日別の食事数の集計から食事会場の受付まで、同じ情報をスタッフ間で確認できます。
予約だけで終わらない。
受付も、食事も、お金の管理も。
登山者向けの予約サイトと、スタッフ向けの管理画面。ふたつをつなぎ、山小屋の運営を支えます。
予約・受付
Web予約と電話・メール予約を、同じ台帳で受け付けます。
- 空室カレンダーと24時間Web予約
- 電話・メール予約の代理登録
- 部屋ごとの受付開始日時
- 日本語・英語の予約画面と日英併記メール
予約・受付を詳しく
登山者は空室カレンダーで「空き・残りわずか・満室・受付前」を確かめて予約します。受付開始は部屋ごとに「何日前の何時から」と設定でき、開始時刻になると自動で受付が始まります。予約時はメールに届く確認コードで本人確認を行い、2回目以降は過去の予約から情報をコピーして入力を短縮できます。電話やメールで受けた予約はスタッフが代理登録し、Web予約と同じ一覧・カレンダーで管理します。
決済・キャンセル
予約金で直前のキャンセルに備え、残金は現地でも。支払い方法を小屋の運用に合わせます。
- 予約金・全額・現地払いを部屋ごとに設定
- 支払いリンク・登録カードへの請求
- キャンセル料の自動計算と請求
- 海外発行カード対応
決済・キャンセルを詳しく
Web予約はStripeのカード決済で予約金または全額を受け取り、海外発行カードにも対応します。スタッフが登録した予約は、現地現金・銀行振込・支払いリンクから選べます。キャンセル料は予約金の支払い状況、宿泊日までの日数、人数、団体予約かどうかから自動で計算し、オンライン決済で登録されたカードへ請求します。カードがない場合は支払い案内のメールを送ります。
食事・当日受付
夕食・朝食・弁当の数を日別に集計し、食事会場までつなぎます。
- 夕食・朝食・弁当の日別集計
- チェックイン時の食事グループ割り当て
- 食事会場での受付記録
- アレルギー対応方針の事前案内
食事・当日受付を詳しく
夕食・朝食・弁当は予約時に選んでもらい、人数変更やキャンセルもそのまま日別の集計に反映されます。チェックインでは食事グループを割り当て、定員を超えそうなときは画面で知らせます。食事会場ではグループごとに食事の受付を記録でき、予約のない飛び込みのお客様の食事注文も管理画面で記録できます。アレルギーは、小屋の対応方針をまとめたページを予約画面から案内できます。
宿泊者名簿・登山計画
緊急連絡先と登山計画を、到着前に集めます。
- 緊急連絡先・登山ルートの事前入力
- 予約後の同行者登録
- iPadのキオスクで宿泊者名簿を入力
- 個人情報の暗号化保存
宿泊者名簿・登山計画を詳しく
代表者情報、緊急連絡先、登り・下りのルートと到着予定時刻を予約時に入力してもらえます。同行者は、登山者が予約後に予約確認画面から登録するか、当日に受付のiPad（キオスク）でQRコードを読み込んで入力します。氏名・連絡先などの個人情報は暗号化して保存し、スタッフは予約ごとの画面で必要な情報をすぐ確認できます。
団体・法人の請求
請求書を予約内容から作成し、入金を自動で反映します。
- 税率区分つき請求書の発行
- 振込入金の自動反映
- 期限超過・一部入金のタスク化
- 金額変更時の請求書訂正
団体・法人の請求を詳しく
スタッフが発行操作をすると、宿泊料・宿泊税・食事・割引などを税率ごとに区分した請求書が作られ、メールで届きます。請求書には振込先が記載され、カードでの支払いリンクも送れます。振込を検知すると請求書と予約の支払い状況が自動で更新され、期限超過や一部入金は要対応タスクになります。団体予約の金額が変わったときは、請求書の訂正も同じ操作の中で行えます。
集計・運営管理
売上集計から日次締め、スタッフ権限までを管理画面で。
- 日次・月次の売上集計とCSV出力
- 現金集計・日次締め
- 宿泊税・入湯税などの付帯料金設定
- 小屋単位のスタッフ権限とパスキー
集計・運営管理を詳しく
小屋別・会社全体の売上を日次・月次で集計し、CSVで出力できます。現金の集計と日次締め、宿泊税・入湯税などの付帯料金の設定、キャンセル料や返金を含む料金の調整も管理画面で行えます。スタッフには会社単位・小屋単位で役割を割り当て、ログインにはパスキーを使います。
ひとつの予約に、誰が、何をするか。
受付開始から翌日の締めまで。登山者が自分でできること、システムが自動で進めること、スタッフが判断することを分けて設計しています。
-
1受付開始
受付は、設定した日時に自動で始まる
登山者
空室カレンダーで「空き・残りわずか・満室・受付前」を確かめる
システムが自動で
部屋ごとに決めた「何日前の何時」に受付を開始する
スタッフ
電話・メールで受けた予約も、同じ台帳に代理登録する
-
2予約時
本人確認と支払いまで、Webで完結
登山者
メールの確認コードで本人確認し、予約金または全額をカードで支払う
システムが自動で
期限内に支払いのない仮予約を自動で失効させ、枠を空室に戻す
スタッフ
振込・現地払いの仮予約は、期限切れや到着間近をアラートで確認する
-
3宿泊前
変更・キャンセルは、登山者自身で
登山者
メールのリンクから予約を開き、人数・日程の変更やキャンセル、同行者・登山計画の登録を行う
システムが自動で
変更に合わせて金額を再計算し、1週間前にリマインダーメールを送る。キャンセルはキャンセル料の支払いが済むまで確定しない
スタッフ
部屋ごとに、登山者による変更・キャンセルを受け付けるかを選べる
-
4宿泊当日
受付・厨房・食事会場が、同じ予約を見る
登山者
受付のiPad（キオスク）でQRコードを読み込み、宿泊者名簿を入力する
システムが自動で
チェックイン・食事受付・予約詳細の画面は、他のスタッフの操作を自動で反映する
スタッフ
残金を精算して食事グループを割り当て、厨房は当日の夕食・朝食・弁当の数を確認する
-
5翌日以降
来なかった予約も、締めも、取りこぼさない
登山者
現金で支払った分の領収書をメールで受け取れる（スタッフが送信）
システムが自動で
前日に来なかった予約を翌朝に無断キャンセルとして検出し、登録カードへキャンセル料を請求する
スタッフ
現金集計と日次締めを行い、要対応タスクに上がった予約だけを確認する
お金と個人情報を扱うから、
崩れない仕組みにしています。
通信の途切れや再送、繁忙期の同時操作。現場で起きうることを前提に、決済・金額・個人情報を守る仕組みを組み込んでいます。
決済の二重処理を防ぐ
決済の操作ごとに一意のキーを持ち、通信の再送や画面の連打があっても同じ請求を二度行いません。Stripeからの通知も重複を除いて一度だけ処理します。
通知の取りこぼしを定期的に回復
Stripeからの通知が届かなかった場合に備え、決済・返金・請求書の状態を数分〜1時間ごとに照合し、予約の支払い状況を最新に保ちます。
金額は明細から計算し、毎日監査
割引や追加料金は明細の行として記録し、予約の合計額はその明細から計算します。合計額と明細が食い違う予約がないか、毎日自動で点検します。
対応が必要なものだけをタスクに
支払い期限の超過、キャンセル料の決済失敗、チェックイン後の未払い、メールの不達など、20種類以上の状況を自動で検出し、スタッフの要対応タスクにまとめます。
個人情報とログインを守る
氏名・連絡先・緊急連絡先などは暗号化して保存します。カード番号はStripeが管理し、Hutlifyには保存しません。スタッフのログインにはパスキーを使います。
変更・決済・同意の履歴を残す
予約ごとに変更履歴と決済履歴を残し、登山者とスタッフのどちらが、いつ人数や日程を変えたのかを確認できます。予約時に同意した利用規約・キャンセルポリシーの版も予約ごとに記録します。
固定費も、決済手数料も。
コストを抑える選択肢を。
初期費用・月額固定費は無料。
実際の売上に応じて、システム利用料が発生します。
予約金で備え、カード決済の対象額を抑える。
予約金だけをカード決済し、残金を現地の現金で受け取る運用も可能。宿泊代の全額をカード決済する場合に比べ、決済手数料を抑えられます。
- 予約時：予約金をカードで
- カード決済した金額に手数料が発生
- 宿泊時：残金を現地の現金で
- この残金には決済手数料がかからない
現金分もシステム利用料の対象です。キャンセル料などを追加でカード決済した場合は、その金額にも決済手数料がかかります。
- 初期費用
- 0円
- 月額固定費
- 0円
- システム利用料 実売上に対する固定料率
- 無料キャンセルには発生しません。キャンセル料を一部請求した場合は、その請求部分のみが対象です。
- 決済手数料 決済代行会社の所定料率
- カード等の決済代行利用額に対して発生します。現地の現金決済には決済手数料はかかりません。
具体的な料率と適用範囲は、無料デモ・導入相談でご案内します。現地の現金決済もシステム利用料の対象です。カスタマイズは内容により別途費用がかかります。
小屋のやり方を伺うところから、始めます。
今の運用を整理し、テスト予約を確認してから公開。設定も、使い始めてからもサポートします。
-
ステップ1
無料デモで、運用に合うか確認
今の予約方法や困りごとを伺い、実際の操作と料金をご案内します。導入するかどうかは、その後でご判断いただけます。
比較検討中・導入時期が未定でも相談できます。
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ステップ2
小屋のルールに合わせて準備
営業期間、部屋・料金、食事、予約金、キャンセルポリシーを整理。決済代行会社との契約・設定を進め、初期データは弊社で登録します。
Web・電話予約、変更、キャンセル、現地精算をテストします。
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ステップ3
予約受付を開始。運用もサポート
公開URLとスタッフの操作を確認して受付を開始。公開後の問い合わせや設定変更、営業中の運用改善も支援します。
翌シーズンに向けたオフシーズンの準備もご相談ください。
よくあるご質問
電話予約との併用、通信環境、導入時期。
現場で使えるか、ひとつずつ確認できます。
まだ導入するか決めていません。相談できますか？
はい。無料デモで操作や料金を確認し、運用に合うかをご検討いただけます。デモ後に導入を見送っても問題ありません。
電話予約と併用できますか？
できます。電話やメールで受けた予約もスタッフ画面から登録し、Web予約と同じ台帳で管理できます。
予約金だけをオンライン決済できますか？
できます。予約時は予約金のみカード決済し、残額はチェックイン時に現地精算する運用に対応しています。
請求書払いはできますか？
できます。旅行会社・法人などの団体予約では、スタッフの発行操作で予約内容から請求書を作成し、メールで送付します。支払いは銀行振込またはカード支払いリンクから選べ、入金状況は請求書と予約に自動で反映されます。
食事数・弁当やアレルギーへの対応も管理できますか？
食事数と弁当数は、予約時に夕食・朝食・弁当を選んでもらい日別に集計します。アレルギーについては、小屋の対応方針をまとめたページを予約画面から案内できます。個別の申告内容は、スタッフが予約ごとのメモに記録して共有できます。
キャンセルポリシーは山小屋ごとに変えられますか？
キャンセル料は、予約金の支払い状況、宿泊日までの日数、人数、団体予約かどうかから標準のポリシーで自動計算します。予約画面やメールに表示するポリシーの文面は管理画面で編集でき、個別の事情がある予約はスタッフがキャンセル料を調整できます。計算ルールそのものの変更は、カスタマイズとしてご相談ください。
英語での予約や海外発行カードに対応していますか？
日本語・英語の予約画面と通知メールに対応しています。カード決済にはStripeを利用し、海外発行カードでのお支払いにも対応しています。
弱いネット環境でも使えますか？
使うことは出来ますが、安定したインターネット回線を推奨しております。現場の回線状況を確認し、運用上の代替手順も含めて導入前に整理します。
導入期間はどれくらいですか？
最短3週間で導入可能です。ただし、データの調整やトレーニングなどを含めると2ヶ月程度を見込んでいただくと安心です。小屋締め後のオフシーズンに準備を進める進め方がおすすめです。
複数の山小屋を管理できますか？
できます。予約や食事などの山小屋業務は山小屋単位で行い、売上集計など事務業務は全山小屋横断で行えます。
クレジットカード情報はどこで管理されますか？
カード番号などのカード情報は決済代行会社Stripeが管理します。Hutlifyにはカード番号を保存しません。